Sollicitanten screenen op social media

Sollicitanten screenen op social media

 

Enige maanden geleden verscheen het bericht dat Bedrijfsrecherchebureau Hoffman haar screening van sollicitanten heeft aangepast. Vroeger werden alle sociale media uitgebreid onderzocht. Nu spitst Hoffman het onderzoek toe op de risico’s van de betreffende functie.

Wat is een screening en wat zijn de regels?

Een screening is het onderzoek naar de integriteit van een sollicitant. Om in te schatten welk vlees je in de kuip hebt, kun je een oud-werkgever om informatie vragen. Anno 2017 is het gebruikelijker om te grasduinen in de sociale media. Niet erg bekend is dat daar regels voor zijn.

Gerechtvaardigd belang

Er moet een gerechtvaardigd belang zijn om te screenen. Meestal moet een werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat zijn toekomstig personeel integer en betrouwbaar is. Dat vormt dan het gerechtvaardigd belang.

Noodzakelijk

De screening moet noodzakelijk zijn. Een screening mag alleen als de integriteit niet op een andere manier kan worden vastgesteld. Van een werkgever wordt verwacht dat die per functie in kaart brengt wat de risico’s zijn. Vervolgens moet de organisatie zo worden ingericht dat die risico’s zo klein mogelijk worden gemaakt. Alleen als het dan nog nodig is, mag er onderzoek worden gedaan naar de overgebleven specifieke risico’s. Gedateerde informatie is daarbij niet relevant (een facebook-post van 10 jaar geleden). Strafrechtelijke en/of medische informatie mag niet worden onderzocht, tenzij dit noodzakelijk is en duidelijk uit de functie-eisen naar voren komt.

Informatieplicht

Een sollicitant moet vooraf worden geïnformeerd dat de screening plaatsvindt , waarom dit gebeurt en naar welke gegevens onderzoek wordt gedaan. Achteraf moet de sollicitant over de resultaten worden geïnformeerd.

Niet voor een ander doel gebruiken, beveiligen en bewaren

De resultaten mogen niet voor een ander doel worden gebruikt en moeten goed worden beveiligd. De gegevens mogen slechts worden bewaard voor zover ze relevant zijn en slechts voor zolang dat noodzakelijk is voor het doel van de screening. Er is geen bewaartermijn bepaald, maar gebruikelijk is om sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen.

Tot slot: om toestemming vragen helpt niet

De bovenstaande regels zijn niet te omzeilen door toestemming te vragen. De wetgever beschouwt een sollicitant als ‘afhankelijk’ en vindt dat die daarom geen ‘vrije toestemming’ kan geven.

Vragen over privacy en gegevensverwerking? Neem contact op!